Timemanagement: deze 3 simpele tips geven je eindelijk grip op je tijd

Met een schuin oog kijk ik naar het klokje rechtsonder in mijn scherm. Het is alweer 14.30. Om 17.00 uur heb ik een afspraak buiten de deur en ik ben amper aan een kwart van mijn to-do-lijst toegekomen. En heel eerlijk: dit gebeurt bijna dagelijks. Ik ben notoire slecht in timemanagement én heb de neiging om veel te veel taken in één werkdag te proppen. Hoe ga ik daar een oplossing voor vinden en krijg ik meer grip op mijn tijd?

Maak gebruik van de Eisenhower-matrix

De Eisenhower matrix is een klassieker als het gaat om timemanagement. Je maakt een matrix met 2 assen, waardoor je 4 vakken krijgt. In die vakken zet je je taken voor die dag. Niet zomaar lukraak, maar in deze volgorde (van linksboven met de klok mee naar links beneden)

• Belangrijk en urgent: je computer gaat stuk of je website ligt eruit. Dat werk: het is iets dat meteen geregeld moet worden en dat, zeggen we er maar alvast bij, gebeurt niet zo heel erg vaak. Dit vakje is dus niet heel vol.
• Belangrijk, niet urgent: dit zijn taken die je er niet even snel tussendoor doet, maar waar je even goed voor moet zitten. Grotere projecten, de begroting voor een heel jaar, het betalen van de rekeningen etc.
• Niet belangrijk, wel urgent: dit zijn vaak dingen die onverwacht op jouw bord komen te liggen: telefoontjes, mails of collega’s die langskomen met vragen of overlegverzoekjes. Kijk of je dit (deels) kan automatiseren of delegeren, want als je niet oplet ben je de hele dag bezig met het blussen van deze zogenaamde brandjes.  
• Niet belangrijk en niet urgent: alles wat hier onder valt, kan je volledig negeren omdat het geen waarde toevoegt en geen tijdsdruk kent. Denk bijvoorbeeld aan het overmatig ordenen en herschikken van je to-do-lijst zijn of het uitstellen van je ‘echte’ wel belangrijke taak door eindeloos te blijven researchen of zoeken naar inspiratie. Skip het. Dat scheelt weer een boel nutteloos werk.

Je kan de Eisenhower-matrix natuurlijk per dag maken, maar je kan het ook per week, maand of zelfs kwartaal maken voor net dat beetje extra overzicht. Wat is deze periode écht belangrijk en urgent en wat kan echt wel even wachten? En de zaken die niet belangrijk zijn: kunnen die sneller en efficiënter door ze bijvoorbeeld te automatiseren? Op die manier krijg je ook op de langere termijn meer grip op je tijd.

Ken Parkinson’s Law: less is more

Ja, ik weet het: er zijn veel te veel ‘laws’ om allemaal te kennen, maar deze is wel een belangrijke eyeopener als het gaat om timemanagement. We schreven er al eens over in het artikel Waarom je productiever wordt van minder uur werken.

Kort gezegd komt het erop neer dat als je 8 uur de tijd heeft om een taak uit te voeren je die 8 uur ook zal gebruiken. Maar als je minder lang de tijd hebt, word je scherper in wat er écht toe doet en prioriteit heeft. Kortom, je wordt efficiënter, al dan niet geholpen door automatisering en ai.

Zelf herken ik dit ook: als ik op een dag drie grote projecten af moet hebben, lukt het me meestal om ze ruim voor het einde van de dag allemaal af te ronden. Heb ik maar één ding te doen en is dat ook nog eens niet zo urgent of belangrijk, dan loopt mijn timemanagement in de soep en blijf ik aan het einde van de dag zitten met een knagend gevoel van onvrede, omdat het voelt alsof ik mijn tijd heb lopen verdoen.

Het Japanse Ma: maak gebruik van tussenruimtes

Bij hetkanWEL zijn we dol op Japanse wijsheden, maar deze kenden we nog niet tot Miriam Evers deze zomer met het boek De Japanse wijsheid van Ma kwam. Letterlijk betekent Ma iets als ‘tussenruimte’ of ‘interval’. Anders gezegd: het is de pauze, de stilte, de afwezigheid van iets die de rest betekenis geeft.

Denk bijvoorbeeld aan de spaties tussen deze woorden of de witregels tussen de zinnen en de verschillende alinea’s; zonder deze ‘tussenruimtes’ zou het bijzonder lastig zijn om deze tekst te lezen. Maar het kan ook duiden op de stilte tussen twee noten, de leegte tussen de meubelstukken in een kamer of de stiltes in een gesprek.

In het Westen hebben we de neiging om te denken dat meer beter is: meer woorden, meer taken, meer resultaten. Maar betekenis ontstaat juist door wat je weglaat. Vertaald naar timemanagement, kan je dus zeggen: plan niet alleen je taken in voor vandaag (volgens de Eisenhower-matrix), maar plan ook lege tijd in. Want juist dat maakt je dag effectiever én zorgt voor meer voldoening.

Bonustip: werk volgens de pomodoro-techniek

De pomodoro- techniek is een bekende als het gaat om timemanagement. Het komt erop neer dat je één taak kiest uit je Eisenhower-matrix om daar vervolgens 25 minuten heel geconcentreerd aan te werken (zet de timer) om daarna 5 minuten pauze te nemen waarbij je vooral níet op een scherm kijkt. Dus ga een dansje doen, zet thee, staar naar de vogels in de tuin; het maakt niet uit wat, maar ga niet op social media zitten scrollen. Nadat je dit 4 keer hebt herhaald, neem je een langere pauze van 15 tot 30 minuten.

Voor mij persoonlijk werkt deze manier van timemanagement en werken niet, omdat ik soms in diepe focus zit als de timer gaat en ik mezelf dan niet uit mijn werk wil rukken. Bovendien word ik altijd een beetje kriegel van het bijhouden van de tijd.

Maar het vergelijkbare ‘deep work’, naar het boek van Cal Newport, werkt voor mij dan weer wel. Hierbij werk je zonder afleiding aan iets dat echt belangrijk is. Ik zet dan alle notificaties van mail, app en signal uit, zodat ik helemaal full focus aan de slag kan en mijn tijd nuttig besteed.

Wat werkt voor jou? Hoe slaag jij erin om grip op je tijd te houden? Alle tips en ervaringen zijn welkom: daar leren wij weer van. Laat hieronder een reactie achter.

-Dit artikel bevat één of meerdere affiliate links-